RECURSOS HUMANOS (RRHH)
RECURSOS HUMANOS
Def: es uno de los componentes económicos más importantes de un Proyecto Informático que está por encima de los recursos físicos.
En empresas más que las máquinas con las que se están desarrollando, el principal recurso es el RRHH que tienen el CONOCIMIENTO. Capaz son especialistas que trabajan con información que reciben para lograr un resultado.
Ej: Podemos tener 2 empresas con mismas tecnologías, herramientas, misma forma de trabajar, espacio pero la principal diferencia va a ser las personas que integran esa empresa y el conocimiento que tienen.
OTROS RECURSOS
HW: Es otro de los recursos que son importantes. El uso de este recurso es en función de la cantidad de personas asignadas al proyecto.
Consultores: Son profesionales externos que son soporte a tareas donde las empresas no tienen experiencia (Ej: por covid y queremos desarrollar una app relacionada a la misma podríamos considerar diversos profesionales de la salud).
Puede llegar a tener el mismo costo que de los desarrolladores en proyectos complejos.
Clientes y Usuarios: que están presente en toda la fase del proyecto y que fundamentalmente están:
Al principio (Analisis)
Al final (Pruebas)
Estas cosas no se la suele tener en cuenta a la hora de la planificación sino más bien cuando:
Se quejan
Cuando un usuario se excusa de la asistencia a una reunión.
Cuando piensa que lo que se hizo es más complicado que cuando trabajaba antes
Cuando se dio por sentado su participación pensamos que es importante.
ADEMÁS DE TAREAS DEL PROYECTO ¿QUE TENEMOS QUE HACER?
Cuando hablamos de gestión de RRHH lo que queremos es organizar a las personas para que hagan su trabajo donde es necesario:
Tareas en sí (WBS, Planificación o los riesgos de las tareas)
Tareas de mantenimiento del equipo: es decir debemos mantener su cohesión, su MOTIVACIÓN y voluntad general de dedicarse a la tarea.
La motivación es clave porque si empiezan a haber roces entre miembros del equipo no se empieza a producir de la forma en que se espera donde esos conflictos conllevan a diferentes problemas en el desarrollo.
Una persona motivada ayuda a motivar al resto a diferencia de una desmotivada. La participación grupal y la de cada uno es importante.
Tareas satisfacer necesidades Individuales: son aquellas a los individuos a sentirse parte del grupo y capacita a realizar su aporte máximo.
Cada uno tiene sus propias necesidades porque somos individuos diferentes. Ej: hay gente mejor capacitada para realizar las capacitaciones.
LAS PLANIFICACIONES NO SE DEBEN FORZAR POR BAJO DE LO PREVISIBLE
Condenan al proyecto independientemente de la calidad del personal o de la disponibilidad de herramientas, lenguajes y procesos.
Si se achica la duración o el presupuesto del proyecto, el personal no será eficientemente, no se esforzará si ve imposible alcanzar la meta.
Peor aún, cuando los retrasos empiecen, el desarrollo del proyecto probablemente cueste más.
Hay que tener cuidado como se realiza la planificación porque si nosotros por una cuestión de cumplir con el cliente en relación a tiempos o de costos donde pensamos que nos resulta mejor y estamos por debajo de lo predecible, tenemos consecuencias.
El personal se da cuenta, por ej: asignamos una tarea para que se haga en 2 días y sabe que es imposible hacerlo en menos de una semana, entonces dice “me explotan” entonces mi equipo se desmotiva y no se esfuerza. Donde vamos a tener tareas que están con mala calidad y se van a tener que realizar.
EQUIPO DE TRABAJO
Una vez que se aprueba la realización del proyecto, la gestión se centra en:
Crear equipo de trabajo
Hacer un seguimiento del trabajo que se planificó.
ESTRUCTURA DE LA EMPRESA Y EL EQUIPO DE DESARROLLO
TIPOS DE PERSONAS
Las personas que provienen de la organización receptora del sistema informático, quien lo explotara. (Personas que vienen de la organización que nos pidió el sistema, son personas que van a usar el sistema, son los USUARIOS)
Los técnicos cuya labor es la de construir el subsistema (Personas que van a construir el sistema, son los DESARROLLADORES)
Tienen visiones diferentes del otro grupo de personas, y sacarse los prejuicios que existen sobre los usuarios y sobre los informaticos.
Cuando vayamos a realizar el desarrollo para una organización:
El equipo puede utilizar un modelo o forma organizativa que es completamente diferente a la forma en que se organiza la empresa receptora.
Tenemos que ver la forma de integrar estos dos modelos organizativos para que no se produzcan conflictos.
ORGANIZACIÓN DE UN PROYECTO
La organización como equipo es fundamental para poder trabajar.
En la PLANIFICACIÓN se fraccionan las actividades de modo que resulte fácil la REALIZACIÓN y el CONTROL de cada tarea.
Hay que tener:
Condiciones que faciliten la coordinación y de esa manera poner en marcha las tareas, tomar decisiones, realizar seguimiento y finalizar las tareas.
Condiciones que faciliten la comunicación de las personas encargadas de cada tarea, con personas que realicen la misma u otra tarea asociada. Ej: podemos tener demoras, si era simple o si era más compleja de lo que se pensaba.
ÁMBITOS
El proyecto Informático, nace con el objetivo de proporcionar un sistema informático a una organización.
La organización del equipo de desarrollo puede ser independiente de la empresa a la que le construye el sistema. Podemos tener diferentes ámbitos del proyecto con el que vamos a trabajar.
Ej: el equipo de desarrollo es completamente independiente de la organización que recibe el sistema o puede formar parte de la organización a través de un área o departamento de informática . A esto lo denominamos coyunturas.
COYUNTURAS
Se tiene poca libertad para organizar el equipo (No tenemos la libertad para saber cual es el recurso humano con el cual vamos a contar, es decir las personas disponibles. Está limitado por el departamento donde formamos parte)
Si la dirección de la división apoya el proyecto (La dirección del equipo forma parte de las personas que van a recibir el sistema)
Si todas las personas involucradas son consciente de lo que se quiere se llegaran a acuerdos que tendrán ventajas
El objetivo del equipo y el objetivo de la organización son exactamente el mismo.
El equipo del proyecto forma parte de la organización pero no depende de los mismos directivos que los usuarios. En organizaciones grandes, estamos en un departamento y tenemos que desarrollar para otro departamento.
Podrá utilizar recursos (personas) especialistas en temas, que se justifican con consecuencia del tamaño de la organización.
Es posible que los objetivos no sean los mismos que los de nuestro cliente, porque estamos en diferentes departamentos.
El equipo de proyecto es externo a la organización.
Esto influye en la forma en que nos organizamos dentro del equipo porque nos da mayores o menos libertades a la hora de crear el equipo y de tomar decisiones.
El equipo del proyecto se forma con personal externo a la organización.
Tiene mucha libertad a la hora de seleccionar a los miembros (Somos externos a la organización )
Depende del tamaño, las personas que forman parte, características, etc.
Los objetivos se comparten desde una perspectiva cliente (que es lo que necesita) y equipo que provee servicio (como lo haremos). Se llega a un acuerdo entre ambos.
ESTRUCTURA DE EQUIPOS
El desarrollo de los Proyectos Informáticos suelen requerir:
Un equipo pequeño, donde las estructuras son clásicas.
Especialistas de diferentes áreas:
conocimiento técnico informático
conocimiento en el área del Sistema de Información en Estudio.
Equipos multifuncionales en definitiva.
Se cuenta con 3 tipos diferentes de estructuras clásicas
GESTION DE RECURSOS HUMANOS (RRHH)
Incluye los procesos que organizan y dirigen el Equipo del Proyecto
El equipo del proyecto está compuesto por las personas que tienen asignado un rol y una responsabilidad.
(Deben contar con esto porque podemos tener muchas personas relacionadas con el proyecto pero que no forman parte del proyecto)
Objetivo: cubrir todo el ciclo de vida del empleado:
Desde la definición del puesto de trabajo y confección de organigramas,
Hasta la selección, formación, evaluación, recompensas de los empleados y la gestión de riesgos laborales
PROCESOS DE LA GESTIÓN DE RRHH DEL PROYECTO
Los procesos de gestión de RRHH interactúan entre sí y también interactúan con procesos de otras áreas (Las personas trabajan en riesgo, calidad, desarrollo, etc.)
En cada proceso pueden trabajar una o más personas o grupos de personas
Cada proceso tiene lugar por lo menos una vez en cada proyecto y se realiza en una o más fases del proyecto
Todos los procesos deben estar perfectamente relacionados e integrados entre sí,
se evita tener duplicación de información (por el tema del mantenimiento y la incoherencia)
se optimiza con ello la eficiencia de los circuitos administrativos para saber donde se busca la información y poder mantenerla
Se lista a continuación los procesos:
PLANIFICACIÓN DE RRHH (Planificar)
Se determina roles y responsabilidades
Se crea el Plan de Gestion de Personal.
ENTRADAS
Factores Ambientales de la empresa
La cultura y estructura de la organización
Las relaciones interpersonales.
Incluye:
organigrama de la empresa,
las normas, las reglamentaciones, las regulaciones, los estándares,
la infraestructura, la ideología y la personalidad de la organización,
los RRHH existentes con sus respectivas habilidades, disciplinas y conocimientos.
la Administración de personal, como ser la contratación y despido, las evaluaciones del rendimiento y registros de formación.
Activos de los Procesos de la Organización
A medida que las metodologías de gestión de proyectos maduran en una organización, las lecciones aprendidas de experiencias previas están disponibles como activos de los procesos organizacionales para ayudar a planificar el proyecto actual. Entre estos activos tenemos:
Plantillas.
Listas de verificación.
Plan de Gestión del Proyecto (Otras secciones)
Incluye los Requerimientos de Recursos de las Actividades, y las descripciones de las actividades de gestión de proyectos, tales como
Aseguramiento de la calidad,
Gestión de riesgos, y
Identificación los Roles y Responsabilidades requeridos
Algunas responsabilidades relacionadas con la gestión del proyecto se explican en otras secciones del plan de gestión del proyecto, (En otras partes del proyecto tenemos personas que están involucradas) por ejemplo:
Registro de Riesgos → lista a los responsables de riesgos.
Plan de Comunicaciones → lista a los miembros del equipo responsables de las actividades de comunicación para que se fluída y no haya rupturas de canales de comunicación(Cuellos de Botellas)
Plan de Calidad → designa a las personas responsables de llevar a cabo las actividades de aseguramiento y control de calidad
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Organigramas y Descripción de Puestos
Existen varias formas de documentar Roles y Responsabilidades, la mayoría caen dentro de
los tipos jerárquicos,
los matriciales y
texto.
Algunas otras asignaciones se especifican en otros planes subsidiarios de proyecto.
El objetivo final → asegurar que cada paquete de trabajo tiene un propietario definido y que todo el equipo tiene una clara comprensión de sus roles y responsabilidades de donde está ubicado.
Los organigramas tradicionales se pueden usar para mostrar puestos y relaciones en forma jerárquica (superior y subordinados).
El WBS muestra como los entregables se descomponen en paquetes de trabajo (esos entregables están asociados con personas).
El OBS muestra cómo se descompone una ORGANIZACIÓN en departamentos, unidades, o equipos, y las actividades o paquetes de trabajo del proyecto se listan debajo de cada unidad.
El RBS se utiliza para descomponer los RECURSOS del proyecto por tipo de recurso. Podemos ver cuales son los paquetes de trabajo con los que trabajamos y cómo los podemos descomponer en base al personal que tenga la Organización.
Organigrama Basado en Matriz → Es otro tipo de Organigrama
Una RAM (Matriz de Asignación de Responsabilidades) se utiliza para ilustrar las conexiones entre el trabajo y los miembros del equipo de proyecto. Se pueden usar a diferentes niveles, donde me dice
a quien se debe responder,
a quien se tiene de subordinado,
a quien se debe informar o
a quien se debe consultar.
Un ejemplo de una RAM de bajo nivel es una matriz RACI.
R es el responsable
A es el subordinado
C es el consultor
I es de informarle
Es otro tipo de información que nos brinda el organigrama matricial.
Formato orientada al texto → es otra forma que se da cuando tengo que detallar más.
Las responsabilidades de los miembros de equipo que requieren descripciones detalladas se pueden especificar en formatos orientados al texto.
Proveen información tal como responsabilidades, autoridad, competencias, y calificaciones.
Se conocen como descripciones de puestos o formatos rol/responsabilidad/autoridad.
Estas plantillas son excelentes para futuros proyectos como lecciones aprendidas si la información es actualizada.
Creación de Conexiones (Networking)
Es una forma de entender los factores políticos e interpersonales. La interacción informal con otros es una manera muy constructiva para entender esto.
Las actividades de creación de conexiones incluyen:
Correspondencia proactiva
Almuerzos de negocios
Conversaciones Informales
Conferencias especializadas
Teoria Organizacional
Proporciona información de :
formas en que se comportan las personas,
formas en que se comportan los equipos, y
formas en que se comportan la organización
Ya se realizó el estudio.
Si aplicamos estos principios → disminuye el tiempo necesaria para crear las salidas del planeamiento de RRHH, y mejora la probabilidad de que el planeamiento sea efectivo
¿Por qué? Porque no estamos reinventando la rueda sino aplicando conocimiento que se encuentra en teorías organizacionales.
SALIDAS:
Roles y Responsabilidades
Rol: describe las responsabilidades de una persona en relación a una porción del proyecto. Ejemplo: ingeniero civil, analista de negocios, etc.
Autoridad: es el derecho de aplicar los recursos del proyecto, tomar decisiones, y firmar aprobaciones.
Responsabilidad: es el trabajo que el miembro del equipo de proyecto debe ejecutar para completar las actividades del proyecto
Competencia: habilidades y capacidades requeridas que tiene una persona para completar las actividades del proyecto.
Organigrama del Proyecto
Def: es una representación gráfica de los miembros del equipo de proyecto y sus relaciones de reporte.
Dependiendo de las necesidades del proyecto, puede ser:
formal o informal,
altamente detallada o esbozada en forma general
Plan de Gestion de Personal
Objetivo → Describir CUÁNDO y CÓMO se va a satisfacer los requerimientos de RRHH.
Dependiendo de las necesidades proyecto, puede ser
formal o informal,
altamente detallada o esbozado en forma general,
Se actualiza continuamente durante el proyecto para dirigir el reclutamiento continuo y el desarrollo del personal
Partes del Plan de Gestion de Personal
Adquisición de Personal
Nos hacemos las siguientes preguntas cuando se planifica el reclutamiento
¿Los RRHH provienen de la misma organización o de fuentes externas?
¿Los miembros trabajarán en un solo lugar o en varios? (Remotos)
¿Cuáles son los costos asociados con cada nivel de experiencia? (No son los mismos los honorarios del personal que es experta que aquellas que recién comienzan)
¿Se cuenta con un Área de RRHH en la organización y cuánto apoyo se tiene?
Horarios
Se debe describir los tiempos para los miembros del equipo de proyecto, tanto individual como colectivamente. (Cuando voy a necesitar a tal persona por ejemplo)
Se debe detallar cuándo se iniciarán las actividades de adquisición, el reclutamiento, entrevistas y otras.
Una herramienta para presentar el requerimiento de RRHH en forma de diagrama → HISTOGRAMA DE RECURSOS, donde veo en qué tiempo necesito tales roles.
Criterios de Liberación
Se determina el método para saber cuándo liberar a algún miembro del equipo que beneficia tanto al proyecto como a los miembros en sí mismos.
El liberar a los miembros en forma oportuna reduce los pagos innecesarios.
La motivación se mejora si se planifica con anticipación la transición de los miembros hacia nuevos proyectos. Mientras yo sepa con anticipación cuando se libera se puede saber cuándo se puede incorporar a otros proyectos donde capaz tenga que negociar con otros equipos, o bien trabajar tiempo compartido.
Necesidades de Entrenamiento
Si los miembros del equipo no tienen las competencias requeridas se debe desarrollar un Plan de Entrenamiento como parte del proyecto. Este plan puede incluir modos de ayudar para obtener un certificado que podrían beneficiar al proyecto (certificaciones de calidad, o algún tipo de programación, tecnología)
Esas personas necesitan determinadas competencias para estar en un determinado ROL entonces se las capacita.
Reconocimiento y Recompensas
Se define:
criterios que sean claros para las recompensas y
una planificación de comportamientos deseados para usarlas, promoverá, recompensará y reforzará. (No es solo aplicar sanciones, se resalta lo positivo para que se siga haciendo para alentar el buen comportamiento deseado)
Para ser efectivos, se deben basar en actividades y rendimientos de la personas y se realiza un control. El crear un plan asegura el reconocimiento y no me olvidaré de dar la recompensa.
Cumplimiento de Normas
Se pueden incluir estrategias para el cumplimiento de:
regulaciones gubernamentales,
pactos colectivos de trabajo,
gremios y
otras políticas establecidas de RRHH. (externas o internas)
Seguridad
Se pueden incluir políticas y procedimientos para proteger a los miembros del equipo de peligroso.
Ej: protocolos en tiempos de pandemias
ADQUISICIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO (Ejecutar)
Def: Es el proceso de obtener los Recursos humanos necesarios para completar el proyecto, aquí es donde formamos nuestro equipo.
ENTRADAS:
Factores Ambientales de la Empresa
Los miembros del equipo de proyecto se obtienen de todas las fuentes disponibles:
tanto INTERNAS
como EXTERNAS
Cuando el equipo de proyecto influye o dirige la asignación del personal, debe considerar:
Disponibilidad.
Capacidad.
Experiencia.
Intereses
Costos
Activos de los Procesos de la Organización
Alguna de las organizaciones involucradas en el proyecto puede tener:
políticas, guías, o procedimientos que gobiernen la Asignación de Personal
El departamento de RRHH puede también ayudar en el reclutamiento, contratación, y orientación del personal.
Roles y Responsabilidad
Roles
Autoridad
Responsabilidad
Competencia
Organigramas del Proyecto: Formal o Informal
Plan de Gestion de Personal:
Describe cuándo y cómo se satisfará los requerimientos de RRHH
Adquisición del personal.
Horarios.
Criterios de liberación
Necesidades de entrenamiento.
Reconocimiento y recompensas.
Cumplimiento de Normas.
Seguridad.
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Asignación Previa
Si se conoce con anterioridad quienes serán los miembros del equipo, no tenemos que buscar gente porque ya están pre- asignados
Esto puede ocurrir cuando:
El proyecto es resultado de personas específicas que han sido comprometidas como parte de una propuesta competitiva (es una propuesta por parte del equipo donde está preestablecido)
El proyecto depende de experiencias particulares de ciertas personas.
Si ya ha sido definido así en el Acta de Constitución del proyecto.
Negociación
En muchos proyectos se negocian las asignaciones de personal, por ejemplo con
Gerentes funcionales para asegurar que el proyecto recibirá el personal competente requerido en el tiempo adecuado (Puede pasar de que haya diferentes áreas que van a competir con las personas, entonces es bueno negociar el tiempo en que estará la persona)
Otros equipos de gestión de proyectos que compiten por recursos escasos o especializados
La habilidad del equipo de gestión de proyecto para influenciar a otros, juega un papel muy importante en las negociaciones de asignación de personal
Adquisición
Cuando la organización no posee el personal necesario para completar el proyecto, se pueden conseguir los servicios requeridos de fuentes externas.
Esto puede involucrar contratar consultores individuales o subcontratar trabajo a otra organización (terciarizamos trabajo)
Equipos Virtuales
El uso de equipos virtuales crea nuevas posibilidades cuando adquirimos a los miembros del equipo de proyecto. Tenemos personas que pueden ser de distintos lugares, cada uno trabaja de forma remota y de diferentes países.
Se definen como grupos de personas con metas compartidas que cumplen sus roles. Las reuniones de trabajo en persona son con muy poco tiempo empleado.
La disponibilidad de las nuevas modalidades de comunicación electrónica ha hecho posible estos tipos de equipos de proyecto
SALIDAS:
Asignación de Personal del Proyecto
Aquí las personas adecuadas han sido asignadas al trabajo, tienen nombre y apellido.
La documentación puede incluir:
Directorio del equipo de proyecto.
Memos a los miembros del equipo.
Nombres actualizados en otras partes del plan de gestión de proyecto tales como organigramas o cronogramas.
Disponibilidad de Recursos
Documenta los periodos de tiempo en que cada miembro del equipo de proyecto puede trabajar en el proyecto.
El crear y disponer de un cronograma final confiable depende de tener un buen entendimiento de los conflictos de cronograma que cada persona pueda tener, incluyendo las vacaciones y los compromisos con otros proyectos
Plan de Gestion de Personal (Actualización)
A medida que las personas cumplen los roles y responsabilidades del proyecto, se pueden necesitar cambios en el Plan de Gestión de Personal debido a que rara vez las personas se ajustan exactamente a los requerimientos planteados.
Otras razones para actualizar el plan son:
Promociones.
Retiros.
Enfermedades.
Temas de rendimiento.
Cargas de trabajo cambiantes
DESARROLLO DEL EQUIPO DE PROYECTO (Ejecutar)
Def: Es el proceso donde se MEJORAN las competencias y las interacciones de los miembros de los equipos para mejorar la performance(rendimiento) del proyecto.
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Habilidades de Gestión General
Son importantes ambos lados, hay que ver la forma de mejorar las habilidades blandas. Si uno apunta ahí, la dirección del proyecto puede reducir en gran medida los problemas y aumentar la cooperación al
Comprender los sentimientos de los miembros del equipo del proyecto,
Prever sus acciones,
Reconocer sus inquietudes y
Hacer un seguimiento de sus polémicas, conflictos.
Formación
Incluye todas las actividades diseñadas para Mejorar las Competencias de los miembros del equipo de proyecto
puede ser formal o informal
Ejemplos de métodos de formación son:
En las aulas.
En línea.
En el trabajo.
Basado en computadoras.
Tutoría.
Entrenamiento.
Actividades de Formación de Equipo
Pueden variar:
desde una actividad de cinco minutos en la agenda de una reunión de revisión de estado de proyecto
hasta un evento especializado que se diseña para mejorar las relaciones interpersonales (un asado, un fin de semana en el dique para mejorar relaciones interpersonales entre los miembros)
Son actividades para consolidar más al equipo y para que haya mejores relaciones de los miembros.
Reglas Básicas
Se establecen reglas básicas y claras.
Se definen los comportamientos aceptables por los miembros del equipo de proyecto. Ej: llegar en horario a las reuniones, no se debe escuchar música alta, si se come se limpia, no se puede gritar, etc.
Se evitan los malos entendidos e incrementa la productividad.
Todos debemos entender y respetar estos acuerdos para una mejor convivencia.
Reubicación
Involucra colocar a todos o a la mayoría de los miembros más activos del equipo al mismo lugar físico para mejorar su habilidad de desenvolverse como equipo.
La reubicación puede ser:
temporal,
durante períodos que se definen estratégicamente (Por ejemplo cuando tenemos fechas de entregas, cierres de sprint, etc.)
importantes,
durante todo el proyecto.
Reconocimiento y recompensas
Parte del proceso de desarrollo del equipo involucra reconocer y recompensar el comportamiento deseado. (Para que se vuelva a repetir o se mantenga)
En el Plan de Gestion de Personal se definió como se recompensará a las personas. Las decisiones de recompensa se hacen, formal o informalmente. Durante el proceso de desarrollo del equipo de proyecto se realizan evaluaciones de rendimiento para otorgar los reconocimientos y recompensas. La idea es contagiar y potenciar ese comportamiento deseado.
SALIDAS
Evaluación del Rendimiento del Equipo
A medida que vayamos trabajando, se realizaron esfuerzos de desarrollo para que el equipo mejore tales como:
entrenamiento,
construcción de equipo, y
reubicación se van implementando,
Tenemos que ver si todo esto que hicimos, que fue formal o informal, mejoró efectivamente el equipo.
Se espera que las estrategias y actividades efectivas de desarrollo del equipo incrementen el rendimiento del mismo, lo cual incrementa la probabilidad de lograr los objetivos del proyecto
Este documento puede incluir indicadores tales como:
Mejoras en las competencias y los sentimientos que ayudan al equipo a mejorar su rendimiento como grupo.
Mejoras en las habilidades que permiten a una persona realizar las actividades asignadas de forma más efectiva, más simples, más fácil de mantener, etc.
Menor índice de rotación del personal (porque no hay conflictos, se sienten cómodos, se sienten menos explotados, piensan que tienen mejores condiciones y no sientan necesidad de irse de la organización)
GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO (Controlar)
Se realiza un Seguimiento del Rendimiento de los miembros del equipo
Se proporciona Retroalimentación
Se resuelve Temas Pendientes
Se coordinan los Cambios para mejorar el rendimiento (performance) del proyecto
ENTRADAS
Información sobre el Rendimiento del Trabajo
El equipo de gestión de proyecto OBSERVA directamente el rendimiento de los miembros del equipo conforme suceda.
Para gestionar el equipo de proyecto se deben considerar OBSERVACIONES relacionadas a áreas
tales como:
nivel de participación de los miembros,
seguimiento de puntos de acción, y
claridad en las comunicaciones.
Reporte o Informes de Rendimiento
Se provee documentación acerca del rendimiento vs el plan de gestión del proyecto sobre áreas tales como:
control del cronograma,
control de costos,
control de calidad,
verificación de alcance, y
auditorías de procura
Ej: Cómo se planificó el cronograma vs como vamos ahora con su cumplimiento y así con cada ítem anterior
Información de reportes de rendimiento y sus pronósticos relacionados ayudan a
determinar futuros requerimientos de RRHH
Reconocimientos y recompensas,
actualizaciones al Plan de Gestión de Personal
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Observación y Conservación
Se utilizan para mantenerse en contacto con los miembros del equipo para saber sobre el trabajo y las actitudes de los miembros del equipo de proyecto.
Se monitorea indicadores tales como:
progreso hacia los entregables del proyecto,
logros que son motivo de orgullo para los miembros del equipo, y
temas interpersonales
Queremos ver cómo está la situación actual.
Evaluaciones del Rendimiento del Proyecto
Pueden ser formales o informales
La necesidad de las evaluaciones depende de:
duración del proyecto,
complejidad del producto,
políticas organizacionales,
requisitos de los contratos de trabajo, y
la cantidad y calidad de las comunicaciones regulares
Gestión de Conflictos
Si tengo una buena gestión de conflictos → se obtiene mayor productividad y en relaciones de trabajo positivas. La idea es que se trabaje mejor en equipo.
Las fuentes de conflicto (las analizo) incluyen:
Recursos escasos (Ej: siempre hay alguien que imprime de más y se gasta las hojas)
Prioridades de cronograma (Se debe trabajar sobre el mismo fin)
Estilos personales de trabajo
Aquellas ítems que reducen el nivel de conflicto son:
Reglas básicas del equipo.
Normas de grupo.
Prácticas sólidas de gestión de proyectos.
Registro de Polémicas
Es un documento importante donde a medida que los temas polémicos se van presentando en el curso de la gestión del equipo de proyecto, se documenta en un registro escrito:
cuál fue la política y el origen
la persona responsable de resolver el tema
la fecha límite para resolverlo
El registro ayuda al equipo de proyecto a monitorear los temas hasta su conclusión.
SALIDAS
Cambios solicitados
Son los cambios de personal que podrían afectar el resto del Plan de Proyecto, sea por
elección propia o por
eventos no controlables
Cuando los temas de personal van a afectar el Plan de Proyecto, por ejemplo causando que el:
cronograma se extienda o
presupuesto se exceda,
Se debe procesar una solicitud de cambio a través del Control Integrado de Cambios, por ejemplo para aumentar la duración del proyecto o el presupuesto.
Acciones Correctivas Recomendadas
Pueden incluir temas tales como:
Cambios de personal.(Ej: no se integra con el equipo, tiene poca productividad, etc.)
Entrenamiento adicional.
Acciones disciplinarias.(Ej: por determinadas actitudes o incumplimiento)
Acciones Preventivas Recomendadas
Pueden incluir temas tales como:
Entrenamiento cruzado (capacitación entre los mismos miembros)
Clarificación adicional de roles (autoridad, responsabilidad, a quien responde, actividades, etc.)
Tiempo adicional del personal
Activos de los procesos de la Organización (Actualizaciones)
Input para las evaluaciones de rendimiento organizacional (del equipo primero pero después a nivel de organización).
Documentación de lecciones aprendidas para futuros proyectos en base a todo lo que se detectó a medida que se avanzó.
Plan de Gestión del Proyecto (Actualizaciones)
Actualización en plan de gestión de personal por
Las solicitudes de cambio aprobadas y
Las acciones correctivas sugeridas en el Plan de Gestión del Proyecto
Plan de Gestión de Personal forma parte del Plan de Proyecto
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