PRESUPUESTO DE COSTOS
PRESUPUESTO DE COSTOS
Los costos estimados para cada actividad de la EDT
Se suman,
Se distribuyen en el tiempo según el cronograma
Se obtiene el Presupuesto de Costo, que forma la línea base de Costo Total del Proyecto. Con este presupuesto se realizará el control de avance del mismo, en caso de realizar medidas correctivas como necesidad de más presupuesto.
Se asignan las estimaciones de costos realizadas a cada una de las tareas en forma individual. Donde la idea es establecer una línea base (baseline) del costo, para luego poder medir el desarrollo de los costos reales del proyecto.
ENTRADAS
Las salidas de los procesos de gestión del ALCANCE (enunciado del alcance del Proyecto, EDT, diccionario de EDT)
Las salidas de los procesos de gestión de TIEMPOS (Cronograma del proyecto, Calendarios de Recursos)
Interactuando entre las tres se va obteniendo la planificación óptima del proyecto.
También se toman las salidas de los procesos de estimación de COSTE (Estimación de coste de actividad, información de soporte de las estimaciones, Plan de Gestión de Costes)
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Tomar las tareas / paquetes de trabajo del EDT,
Para cada uno se debe analizar la identificación de costos,
Agrupar más de una tarea en un mismo concepto de costos y de esta forma realizar controles por contabilidad de costos.
Los costos de estos paquetes de trabajo se distribuyen en el tiempo considerando el cronograma y de acuerdo a lo definido en el Plan de Gestión del Proyecto en lo que hace a la distribución del coste en el transcurso de la tarea. (Es posible no tener toda la plata al comienzo sino en tratar de distribuirlo según cómo vamos necesitando en relación a los gastos)
Cuando se ejecuta una tarea y esta tiene una duración que supera la unidad de tiempo de control (ej. una semana)
Se determinar cómo vamos a asignar los gastos a cada semana,
No es cierto que:
Al comenzar la tarea se consuman todos los costos,
como tampoco es cierto que se efectivicen solo al finalizar la misma.
En el Plan de Gestión del Proyecto, se deberá definir el CRITERIO DE DISTRIBUCIÓN:
50 % al comienzo 50 % al final,
30 % al comienzo 70 % al final,
90 % al comienzo 10 % al final, etc.
Cuando ya sabemos como vamos a hacer la distribución, uno ve la manera en cómo hará toda la preparación de ese presupuesto en función a esos tiempos/costos.
Suma de Costes
Prácticamente es sumar los costes de las tareas
Análisis de Reserva
Es pensar en tener una plata guardada o reservada para algo que no teníamos reservado, se trata de no tocar al principio.
Estimaciones paramétricas
Conciliación del límite de financiación
El uso de recursos está justo, hay que ver cómo vamos a manejar el proyecto.
SALIDAS
Los pasos para obtener la línea base:
Alcance del Proyecto
Analizando el EDT donde vemos
Se realizarán las tareas A, B y C.
La tarea A puede dividirse en 2 paquetes de trabajo (A.1 y A.2),
La tarea B también se divide en 2 paquetes de trabajo (B.1 y B.2) y
La tarea C se divide en 3 paquetes de trabajo (C.1, C.2 y C.3)
Establecer prioridad entre los paquetes de trabajo y determinar el cronograma
Podemos hacer con algún programa como Microsoft Project.
Estimar el coste de los Paquetes de trabajo o Unidades de trabajo.
Distribuir en el cronograma la estimación de costes realizada de acuerdo a lo establecido en el Plan de Gestión de Proyectos (50/50%, 30/70% ) obteniendo el flujo de caja necesario.
El tiempo se divide en periodos de pagos
Tomar valores acumulados del presupuesto y representarlos en el tiempo, generando la curva S tipica que es la línea de base del proyecto.
Me indica el flujo de dinero que voy necesitando en diferentes momentos mientras voy acumulando los pagos.
Determinar los requisitos de financiación del proyecto
En esta línea base no se deben incorporar las reservas. Deben estar incluidas en los requisitos de
financiación.
La Curva Base de Coste
Debe estar informada en el Plan de Gestión De Costes,
El Plan De Gestión de Costes se actualiza ante cada cambio que se solicite y afecte a la misma. (La idea es no perder plata)
CONTROL DE COSTOS
Control
Def: es el proceso de determinar lo que se está llevando a cabo, a fin de establecer las medidas correctivas necesarias para evitar desviaciones en la ejecución de los planes .
Controlar implica tener metas, personal y planes,
Plan a corto, a mediano o a largo plazo.
No se puede controlar sin ellos.
No se puede medir si sus subordinados están operando en la forma deseada a menos
Mientras más claros, completos, y coordinados sean los planes y más largo el periodo que ellos comprenden, más completo podrá ser el control.
Objetivo
Buscar las causas de las variaciones positivas y negativas del presupuesto,
Realizar un seguimiento de los cambios solicitados
Influir sobre los factores que los generan,
Asegurar que sean acordados por los interesados,
Gestionarlos en la medida que se produzcan,
Registrarlos en la línea base
Asegurar que los posibles sobrecostes no excedan la financiación autorizada.
ENTRADAS
La información que se toma como entrada para el control de costes está en:
La Línea Base de Coste.
Los requisitos de financiación del proyecto.
Los informes sobre el rendimiento del trabajo:
Los productos /servicios entregables del proyecto que se han completado, y los que no se han entregado aún,
Los costos autorizados e incurridos,
Porcentajes físicamente completados de las actividades del cronograma y
Estimaciones hasta la conclusión de las actividades del cronograma
Las solicitudes de cambio aprobadas, que involucren cambios en el coste.
Plan de Gestión de Proyecto,
en particular el Plan de Gestión de Costes, pero también son parte de las entradas los otros planes subsidiarios.
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
TÉCNICA DE VALOR GANADO (TVG)
Es la principal técnica utilizada para el control de costes. Consiste en tomar la línea base de coste para evaluar el avance del proyecto y la magnitud de cualquier variación que se produzca, comparando:
Los valores presupuestados de los trabajos planificados (Programado o PV),
Implica el valor acumulado del trabajo que se planificó que debería estar hecho en un punto determinado del transcurso del proyecto.
Los valores presupuestados de los trabajos realizados (Ganado o EV), y
Implica el valor acumulado de los presupuestos de los trabajos completados.
Los valores reales de los trabajos realizados (Real o AC).
Implica el valor acumulado de los costes reales de los trabajos realizados
Presupuesto hasta la conclusión (BAC): El acumulado del presupuesto del trabajo que se planificó hacer hasta la conclusión del proyecto. Es el tope de la curva
Con los 3 valores se obtiene el gráfico de comparación para determinar el avance del proyecto:
si comparamos el valor planificado (PV) a la fecha de control con el valor ganado (EV). Identificamos el atraso/adelanto en tiempo.
si comparamos el valor ganado (EV) con el costo real (AC). Obtenemos el sobrecosto o subcosto invertido en el proyecto.
Con estos valores se pueden obtener las variaciones de costes y del cronograma con respecto a los valores planificados, y los índices de rendimiento de costos y de plazos, que nos indican cuánto de eficiente estamos trabajando en el proyecto.
Variación de Costes: CV = EV AC
Índice de rendimiento de Costos: CPI = EV / AC
Variación del cronograma: SV = EV PC
Índice de rendimiento del cronograma: SPI = EV / PV
Los datos obtenidos a partir del Método del Valor Ganado se refieren a las siguientes magnitudes:
Tiempo :diferencia entre el trabajo planificado en una duración determinada y el trabajo realizado en esa misma duración.
Costo : diferencia entre el coste planificado para un trabajo a realizar y el coste real de ese trabajo ya realizado.
Partiendo de la planificación del proyecto a través de cualquier herramienta, teniendo en cuenta que en él aparecen:
Todas las tareas con una duración determinada, en particular las que conforman la cadena crítica. (Camino crítico, donde tenemos que ver y controlar que eso se cumpla)
Todos los recursos con su imputación de coste / hora real, en concreto las de los recursos implicados en la cadena crítica.
Se puede afirmar que el Método del Valor Ganado permite descifrar, por ejemplo, si con el 20% del trabajo realizado se ha superado el 20% del coste asignado al proyecto (Andamos mal). Esta afirmación puede ser fácil de realizar si existe gran desviación entre:
Lo planificado o línea base de la planificación; y
el % trabajo completado o seguimiento de tareas.
Pero lo que resulta más complicado es la realización de PREDICCIONES si se continúa a ese ritmo de trabajo.
Basándonos en los valores conocidos en el “punto de control”, se pueden realizar proyecciones (Todas estas proyecciones de futuro tienen un rango de incertidumbre) de cuáles van a ser los valores finales del proyecto. Una proyección más exacta está dada por una revisión de las estimaciones realizadas de las tareas pendientes de ejecución.
Pero se pueden obtener proyecciones aproximadas utilizando cálculos basados en los valores de PV, EV y AC, y considerando si las variaciones que se detectaron son características del proyecto o sólo una situación puntual que se estima no volverá a ocurrir.
Entre los conceptos utilizados por el Método del Valor Ganado, cabe destacar, el
Presupuesto del Trabajo Realizado (BCWP).
Es la suma de los costos presupuestados del trabajo realizado hasta la fecha.
Es el valor por pagar del trabajo realizado. Nos indica en dinero el grado de avance en el cronograma de trabajo.
Es muy importante determinar el criterio para determinar qué importes se suman al BCWP.
Presupuestado del Trabajo Planificado (BCWS)
Es la suma de los presupuestos de los trabajos programados a la fecha medidos en dinero.
Es el valor por pagar de los trabajos planificados.
Nos indica en dinero el valor de cuánto trabajo tendría que estar terminado a la fecha.
Costo por el Trabajo Realizado (ACWP ).
Nos indica cuánto se pagó hasta el momento por el trabajo realizado.
Es la cantidad de dinero realmente consumido hasta la fecha.
Costo Total Estimado (BAC)
Es el monto de dinero del BCWS tomado a la fecha final del plan de proyecto.
Es el presupuesto del costo total del proyecto.
Es el valor presupuestado total del proyecto.
Es inamovible durante todo el proyecto.
Costo Adicional Estimado (ETC):
Es el monto de dinero de lo que falta gastar para terminar el proyecto.
ETC = (BAC BCWP) / CPI
Es el valor presupuestado que falta gastar para terminar el proyecto al momento de su medición.
Costo Total Esperado (EAC):
Es el costo total que se ha presupuestado que se espera tener para terminar el proyecto.
EAC = ACWP + ETC
EAC = ACWP + ((BAC BCWP) / CPI)
EAC = BAC / CPI
Es el valor que indica cuánto va a costar todo el proyecto.
Es el valor que reemplaza al BAC cuando existen desvíos.
Variación de Costos (Cost Variance)
Es la variación del costo.
Nos indica la diferencia entre el presupuesto de las tareas completadas y el dinero realmente gastado.
Nos indica cuán eficientemente se está gastando el dinero.
CV = BCWP- ACWP
Ejemplo:
Se gastó un ACWP (gastado a la fecha) de $1.600.
Se completo un BCWP (trabajo realizado a la fecha) de $1.500
Nuestro CV (variación del costo) es de $100 de más de lo pensado.
Variación de Cronograma (Schedule Variance)
Es la variación del cronograma.
Es la diferencia entre el presupuesto de las tareas realizadas y las programadas.
Nos indica en dinero el grado de avance o atraso del proyecto.
Marca si el trabajo está siendo realizado como fue planeado.
SV = BCWP BCWS
Ejemplo:
Se estimó un BCWS (trabajo planificado a la fecha) en $2.000
Se completó un BCWP (trabajo realizado a la fecha) de $1.800
Nuestro SV (variación del cronograma) es de $200 de atraso en el presupuesto.
CPI Índice del avance del costo:
Determina cuán eficiente en términos de costos es el proyecto.
CPI = BCWP / ACWP
Ejemplo:
Tenemos un BCWP (trabajo planificado) de $850.
Costó un ACWP (pagado a la fecha) de $900.
Tenemos un CPI de 0.94 que nos indica que por cada $1 (peso) gastado se generó $0.94 de trabajo
Índice del rendimiento del plan de proyecto (SPI):
Determina cuán eficiente en términos del plan es el proyecto medido en dinero.
SPI = BCWP / BCWS
Variación del Costo al Final del Proyecto (VAC)
VAC = BAC - EAC
Es el tiempo adicional esperado del proyecto (SAC).
SAC = (BAC BCWP) / SPI
En definitiva, el Método del Valor Ganado garantiza la adecuada integración de todas las áreas implicadas en un proyecto, facilitando una visión global de su realidad presente y futura.
A pesar de tanta sigla y tanto concepto que pudiera parecer complejo, todo es cuestión de habituarse y familiarizarse con ellos. Luego, tanto la planificación inicial de la vida del proyecto como la realización de su seguimiento, se convierten en una rutina más sin la que no nos es posible vivir.
El Método del Valor Ganado permite obtener información periódica a corto y largo plazo. Periódicamente (en el caso expuesto, semanalmente) y en un momento concreto, con información práctica y precisa y con predicciones futuras basándose en los datos del presente.
Estas predicciones futuras, en base al trabajo realizado y a la experiencia, permiten atacar el problema y tomar medidas correctoras antes de que sea demasiado tarde.
SALIDAS
2 grupos:
Aquellos que informan de la situación del proyecto, y
Aquellos que identifican los cambios por la situación del proyecto.
Informan sobre la situación del proyecto:
Mediciones de rendimiento (valores de CV, SV, CPI y SPI) para componente de la EDT
Conclusión proyectada (valores de ETC y EAC). Informamos si seguimos de tal manera pasa tal cosa, donde tomamos decisiones.
Acciones correctivas recomendadas
Cambios solicitados
Cambios por la situación del proyecto:
Actualización de la Estimación de costes
Actualización de la Línea base de coste
Actualización de los Activos de los procesos de la organización
Actualización del Plan de Gestión del Proyecto
Comentarios
Publicar un comentario